Achats : La bannette numérique pour vos factures fournisseurs et notes de frais
Le sous-menu de la partie « Achats », précédemment nommé « Fichiers », se transforme et devient une « Bannette » numérique de toutes vos factures fournisseurs et notes de frais. Cette bannette est le réceptacle électronique de tous les justificatifs d'achats associés et collectés depuis un scan (tel que la Demat'box, le scanner cloud de Sagemcom), une photo prise par un téléphone, une boite email (à l'aide du collecteur ZeBill Mail), un portail web fournisseur connecté (appelé aussi portail web facturier) ou encore un document PDF sur l'ordinateur.
Dans le sous-menu « Bannette », le système vous propose 2 zones de traitement en pointillés pour les documents mono-pages (facture d'une seule page) et les documents multi-pages (facture de plusieurs pages). A savoir que si vous envoyez dans la zone « Mono-pages » un document de plusieurs factures il sera alors automatiquement scindé page par page. Très pratique dans le cas de la gestion des notes des frais des collaborateurs avec un seul document PDF comprenant une note de frais sur chaque page !
Gestion des liasses avec le tampon encreur Evoliz
Vous pouvez également gérer les liasses, c'est-à-dire un document PDF constitué de plusieurs factures mono-pages et multi-pages. Pour séparer les factures, il vous faudra au préalable tamponner la première page de chaque facture et, après avoir scanné l'ensemble des pages, il vous suffira d'envoyer ce document PDF dans la zone « Multi-pages ». L'outil fera alors automatiquement la séparation des lots de factures fournisseurs et notes de frais selon les pages tamponnées.
Pour vous procurer le tampon encreur Evoliz, nous vous invitons à contacter dès maintenant notre assistance par email ou directement par téléphone au 01 46 72 50 04.
Depuis le menu « Achats » et le sous-menu « Bannette » vous pourrez ensuite visualiser tous les documents centralisés. Pour vérifier l'exactitude des informations du justificatif il est possible de cliquer sur le document et de zoomer à l'intérieur à l'aide de la molette de la souris. La pagination permet aussi d'adapter le nombre de pages par ligne afin d'en faciliter l'affichage.
Si le justificatif est correct il vous suffit de faire « Valider » le document pour passer à l'étape de création de la dépense correspondante. Lors de cette action le justificatif passera alors dans le système d'OCR de l'application (optical character recognition ou reconnaissance optique de caractères en français) pour détecter les données clés (du type fournisseur, date, montant) présentes sur le document d'achat.
Remarque sur le logiciel de facture en ligne : Vous pouvez très facilement séparer une page de la facture fournisseur ou de la note de frais en la sélectionnant puis en cliquant sur le bouton « Scinder » (
). De la même manière, vous pouvez « Fusionner » plusieurs pages en les sélectionnant et en les déplaçant une à une à l'aide de la souris vers le document final souhaité.
Le justificatif validé est ensuite disponible depuis le lien « A traiter », en haut de l'écran. En cliquant sur le nom du document vous pourrez contrôler les informations pré-remplies par le logiciel, sans action de votre part suite au traitement OCR, les compléter si nécessaire et faire de nouveau « Valider » pour créer la dépense directement dans le sous-menu « Dépenses » avec la pièce jointe associée.
Documents comptables : Des actions multiples pour gagner du temps sur vos ventes et achats
Dans le but d'optimiser les mêmes opérations sur plusieurs documents comptables l'application de gestion commerciale en ligne intègre maintenant des actions multiples sur les différents listings. L'objectif de cette fonctionnalité est de vous permettre de travailler sur des lots de documents (ventes, relances, achats, articles, ...) pour un gain de temps dans le traitement en masse de votre facturation.
Pour afficher les actions multiples possibles dans un sous-menu il vous suffit de cocher la case située à gauche du listing (à noter que celle en entête du tableau sélectionne toutes lignes à l'écran). Par exemple, depuis le listing des factures (menu « Ventes », sous-menu « Factures ») vous pourrez pour toutes les factures sélectionnées les envoyer par email, créer une relance, générer le paiement ou encore supprimer toutes les factures en brouillon, etc.
Ces actions multiples sont entre autres accessibles dans les ventes (facture, bon de commande, devis, bon de livraison, avoir, acompte, ...) ainsi que dans le catalogue articles, les relances et les achats (dépenses, commande fournisseur, bon de réception, ...). A noter que dans quelques semaines vous pourrez également télécharger toutes les factures ou devis sélectionnés d'un simple clic !
Rapports : Pilotage de votre relevé bancaire et prévisionnel de trésorerie
Trois nouveaux rapports viennent complétés la vingtaine déjà existante dans le logiciel : un échéancier de vos clients / fournisseurs et deux graphiques sur la répartition des affectations diverses de ventes et d'achats sur la banque. Ces indicateurs sont à votre disposition dans le menu « Rapports », et dans les sous-menus « Prévisionnel », « Ventes » et « Achats ».
Le premier sur l'échéancier client / fournisseur va vous permettre de vérifier votre balance des échéances à venir dans le but d'optimiser votre trésorerie selon les paiements clients à recevoir et les règlements fournisseurs à verser. Les seconds liés à votre compte en banque servent à analyser la répartition de vos affectations diverses d'achats ou de sorties selon les mouvements bancaires pointés depuis vos relevés. Ces affectations diverses sont configurables et personnalisables dans les paramètres de votre compte (rubrique « Référentiels » du logiciel de facturation en ligne).
Nouveauté également dans le catalogue : La gestion du poids par unité
Ce poids par unité en kilogramme (Kg) est un champ saisissable dans le catalogue pour chaque référence (Menu « Catalogue », sous-menu « Articles »). Il sera alors repris lors de l'édition des documents comptables et entrera dans le calcul du poids total selon les quantités renseignées lors de la création par exemple d'un bon de livraison client ou d'un bon de réception fournisseur.
Pour tester ces nouvelles fonctionnalités vous pouvez vous connecter à votre espace ou créer un compte gratuitement (30 jours d'essai offerts, sans engagement ni carte bancaire).
