Documents : Gestion de la retenue de garantie et des marges sur le PDF
La nouveauté sur les documents comptables concerne la gestion de la retenue de garantie pour les factures clients. Il est maintenant possible de paramétrer cette notion dans le logiciel de gestion commerciale, en cliquant en haut à droite dans votre compte (ou sur votre Prénom-Nom) puis dans les « Paramètres ». Il suffit ensuite d'accéder aux « Conditions particulières des documents par défaut » dans la rubrique « Documents ».
Généralement observée dans les entreprises de Bâtiment et Travaux Publics (BTP), le taux de la retenue de garantie est par défaut de 5%, avec activation de l'envoi automatique du rappel de retenue de garantie par email quelques jours avant le terme. Cette retenue de garantie est ensuite applicable sur les factures de vente concernée lors de la saisie du document comptable avec sélection de la date du terme de cette garantie.
Une autre amélioration concerne l'ajout des marges sur les modèles de documents PDF. Cette manipulation s'effectue depuis les paramètres de votre compte puis dans la rubrique « Modèle ». Pour chaque type de document (facture, devis, bon de commande, bon de livraison, ...) il est aujourd'hui possible de personnaliser les marges Haut / Bas / Gauche / Droite.
Import / Export des données : Fonctionnalité maintenant disponible sur d'autres écrans de l'application
L'import / export des données est déjà une fonctionnalité présente dans le logiciel de facturation, permettant à une entreprise de faire une reprise d'historique des documents comptables ou encore la création en masse (catalogue articles, portefeuille clients, listing fournisseurs, factures, etc.).
Dans cette nouvelle version de nombreux écrans en bénéficient également à leur tour, dont :
- Le prévisionnel de gestion : Depuis le menu « Rapports » et le sous menu « Prévisionnel », puis en accédant au rapport « Prévisionnel de gestion », et en haut à droite au bouton représenté par 3 petits points.
- La saisie de caisse : Depuis le menu « Caisse » et le sous menu « Saisie caisse » (ou bien le nom donné à votre caisse, à noter que le module de caisse s'active dans le menu « Applications »), puis en accédant également au bouton illustré par 3 petits points.
- Le journal d'OD (Opérations Diverses) : L'export des OD était déjà proposé, il est désormais possible de faire des imports d'écritures depuis le menu « Comptabilité » et le sous menu « Journal d'OD », et en accédant une nouvelle fois au pictogramme représenté par les 3 petits points du logiciel de précomptabilité en ligne.
- La balance - grand livre : Export de la Balance ou du Grand Livre, depuis le menu « Comptabilité » et le sous menu « Balance », puis en accédant aussi en haut à droite au pictogramme représenté par les 3 petits points.
Données bancaires : Affectation automatique des frais bancaires
La gestion des règles de rapprochement évolue pour en faciliter leur configuration dans l'outil de gestion commerciale saas (software as a service). Dans les « Paramètres » de votre compte vous voyez maintenant apparaitre dans la rubrique « Règles de rapprochement » 3 règles par défaut pour vos banques automatisées : Affectation automatique des frais bancaires (Crédit), Affectation automatique des frais bancaires (Débit), Rapprochement par montant (Crédit/Débit).
Ces règles s'activent à l'aide du bouton (I / O) pour Oui / Non, et selon le sens du mouvement sur le compte en banque (Crédit / Débit) l'application va automatiquement en extraire les frais bancaires en négatif (Affectation de sortie pour les commissions) ou en positif (Affectation d'entrée pour un remboursement).
Remarque : L'exécution des règles de rapprochement automatique s'effectue en cochant les cases à gauche de la « Liste des règles de rapprochement » ou depuis l'écran des « Relevés bancaires » du menu de navigation latéral, en accédant au bouton d'action complémentaire symbolisé par les 3 petits points en haut à droite.
Les Tutos Evoliz : Vidéos de prise en main à découvrir dans le logiciel
En plus de l'assistance par téléphone, par email et par tchat comprise dès la période d'essai de 30 jours, le logiciel de facturation en ligne propose des tutoriels vidéos pour découvrir certaines fonctionnalités.
Parmi les sujets abordés l'utilisateur peut en savoir plus en quelques minutes sur la création d'une facture de vente, la personnalisation des documents, l'enchainement des documents de vente, la collecte des documents d'achats scannés, la collecte des achats depuis les portails fournisseurs, la connexion d'un relevé de banque et le rapprochement bancaire.
Pour les consulter nous vous invitons à créer un compte gratuitement ou à vous connecter à votre environnement. Les vidéos sont accessibles en haut à droite, depuis la bulle d'interrogation et dans le sous menu « Prise en main ». La plateforme organise également des webinaires en ligne (ou web conférence) pour présenter l'application de gestion commerciale avec une session de questions / réponses.
