Rédiger des devis et des bons de commande fait partie du quotidien de nombreuses entreprises. C’est votre cas ? Mais quand passer de l'un à l'autre ? Quelles sont les spécificités de ces deux documents commerciaux ? Quelle est leur durée respective de validité ? Dans cet article, retrouvez en détail les différences entre devis et bon de commande, avec des conseils pour bien les formaliser et les rendre totalement conformes.
Devis, bon de commande : des documents complémentaires
Commençons par définir les deux termes que sont devis et bon de commande, avant de nous intéresser en détail à leurs caractéristiques.
Le devis est un document préparatoire, qui constitue une proposition commerciale envoyée avant la transaction définitive. Plus précisément, il décrit les futurs achats du client. Le devis regroupe l’ensemble des prestations proposées, le détail du prix et ne constitue en rien un contrat, mais seulement un engagement unilatéral.
Le bon de commande intervient dans un second temps, lorsque le client souhaite confirmer qu'il accepte les termes du devis et qu'il s'engage sur l'achat.
Ainsi, le bon de commande est un document permettant à un client de formaliser et confirmer sa volonté d'acheter un produit ou une prestation à un fournisseur.
Devis et bon de commande contiennent généralement les coordonnées du client et du fournisseur, la liste détaillée des articles ou services commandés, les conditions de livraison, les modalités de paiement, etc.
Quand faut-il éditer un devis, un bon de commande et une facture ?
Comme nous l’avons précisé, le devis sert à initier une relation commerciale, en présentant une offre. Ainsi, il est utile pour que l’entreprise présente clairement son offre, la formalise, et peut servir de base de discussion avec le prospect/client. Un document de travail en somme.
Le devis n’est pas toujours obligatoire. Mais, dans les faits, il est souvent réalisé. Car la loi l’impose pour toutes les prestations dont le montant excède 1500 €, et ce peu importe le secteur d’activité. Même pour des montants plus faibles, il est obligatoire dans certains domaines comme les travaux de dépannage du secteur du bâtiment, les prestations de déménagement ou encore la location de voiture, etc… La liste complète est disponible sur le site du ministère de l’Économie.
Le client avec lequel vous échangez accepte votre devis ? Les conditions lui conviennent ? Dans ce cas, le bon de commande est recommandé dès qu'une transaction commerciale est actée. Il sécurise la vente en apportant un engagement clair du client.
Le bon de commande peut être établi à différents moments :
- Après la signature d'un devis par le client : le devis signé est alors converti en bon de commande.
- Suite à un accord informel (oral ou par email) sur une vente : le bon de commande formalise cet accord.
- En remplacement du devis si celui-ci contenait déjà toutes les informations nécessaires.
Bien que non obligatoire légalement, le bon de commande offre une traçabilité et évite les litiges sur les termes de la transaction.
Et la facture ? Un bon de commande seul ne peut pas faire office de facture. Mais, lorsqu’il est signé par le client, on peut le transformer en facture pour demander le paiement. La facture définitive est en règle générale émise après la réalisation de la prestation ou la livraison d’un produit/service.
Combien de temps le devis et le bon de commande sont-ils valables ?
Contrairement au bon de commande, la loi ne fixe pas de durée de validité maximale pour un devis. Cependant, il est recommandé d'indiquer une date d'expiration. Car votre activité peut fluctuer, votre charge évoluer et vos prix augmenter..
En règle générale, un devis non signé est considéré comme valable entre 1 et 3 mois selon les usages dans votre secteur d'activité. Dans certains domaines, et notamment pour les travaux importants dans le BTP ou la rénovation, la validité peut aller jusqu'à 6 mois.
La validité du bon de commande dépend elle des conditions fixées entre les parties. Il est recommandé d'indiquer une durée de validité cohérente sur le document, qui correspond au délai pour traiter la commande et livrer les produits ou services. La loi à ce sujet laisse de la latitude, car le code de la consommation (Article L111-1 alinéa 3) précise seulement que le vendeur doit mentionner “en l’absence d’exécution immédiate du contrat, la date ou le délai auquel il s’engage à livrer le bien ou à exécuter le service”.
Sans mention particulière, le bon de commande lie le client et le fournisseur jusqu'à ce que la commande soit honorée. Le fournisseur peut refuser d'exécuter une commande trop ancienne s'il n'est plus en mesure de répondre aux termes initiaux.
Éditez vos devis et bons de commande en ligne
Pour générer facilement des devis, des bons de commande et des factures, tout en assurant conformité et traçabilité, il est recommandé de se tourner vers un logiciel de facturation en ligne, comme Evoliz. Dans un même espace, l'ensemble du processus de vente peut être suivi : de la proposition commerciale à la confirmation de commande jusqu'à la facturation et au suivi des règlements.
En plus de la simplicité, la sécurité et de la conformité des documents, vous pouvez y retrouver des modèles de devis et bons de commande personnalisables pour créer des documents à envoyer en quelques clics !
