Le monde des affaires se caractérise par des changements constants qui ont des impacts majeurs sur les entreprises et leur mode de gestion. Parmi ces changements figure la réforme de la facturation électronique, qui est une transition fiscale incontournable pour de nombreux profils d'entrepreneurs. Il est donc capital pour les auto-entrepreneurs souhaitant s'adapter à ces évolutions de savoir s'ils sont concernés par la facturation électronique et de comprendre les implications de cette réforme.
Qu'est-ce qu'une facture électronique ?
Contrairement à ce que pensent la plupart des entrepreneurs, la facture électronique est bien plus qu'un simple document en format PDF à envoyer par mail. Cette facture présente une composition structurée qui fait toute sa particularité. Il ne s'agit pas d'un document papier scanné ou numérisé, mais plutôt d'un fichier initialement réalisé et émis sous forme électronique. On peut citer par exemple le format Factur-X, une facture électronique "mixte" qui combine un PDF et un fichier XML. Il offre un haut niveau de protection des données et est lisible à la fois par les humains et par les machines.
Le but d'une facture électronique
Cette forme de facture n'est pas destinée à être imprimée sur papier ou à être convertie sous un format PDF. Sa composition est pensée pour qu'elle soit directement insérée dans un système comptable, sans que les données mentionnées soient à nouveau saisies manuellement. Il s'agit là d'une caractéristique qui augmente considérablement sa praticité et son utilité dans la gestion d'entreprises.
La structure à suivre pour créer une facture électronique est régie par des réglementations strictes, dans lesquelles on retrouve principalement la norme EN16931. Cette loi, qui encadre la réalisation de la facture électronique, a pour but de garantir la clarté des données ainsi que leur facile compréhension, et ce, peu importe le logiciel utilisé. Par conséquent, aucun détail ne doit être négligé lors de la mise en place de la facture électronique, pour éviter toutes complications. Avec Evoliz, créez facilement une facture électronique en quelques clics !
Les informations présentes dans une facture électronique
Parmi les informations obligatoires qui figurent dans une facture électronique, on retrouve notamment :
- le nom de l'entreprise et l'adresse précise de son siège,
- le numéro SIREN,
- la date de réalisation de la facture,
- le type de services fournis ou les noms des produits vendus,
- la date de la prestation des services ou de la livraison des articles,
- les noms et prénoms des clients concernés par les opérations répertoriées,
- le montant global du paiement.
Dans certains cas spécifiques, d'autres détails supplémentaires peuvent être inclus dans la facture électronique. Si les transactions concernent par exemple une activité artisanale, il est obligatoire d'intégrer dans la facture la garantie ou couverture géographique affiliée au contrat de travail.
Les auto-entrepreneurs sont-ils concernés ?
L'obligation d'établir des factures électroniques après des opérations commerciales s'applique à toutes les entreprises soumises à la TVA. Elle concerne donc aussi les auto-entrepreneurs qui sont soumis à la TVA.
Les transactions concernées par ce type de facturation sont cependant celles qui ont été effectuées entre des entreprises. Par conséquent, l'émission d'une facture électronique n'est pas une obligation si le client est un particulier. Dans ce contexte précis, l'on doit plutôt émettre à l'intention de l'administration fiscale des informations essentielles liées aux opérations, comme le coût total de la transaction ou le montant exact de la TVA. Cette déclaration en ligne, qui se fait à travers un portail web sécurisé, est appelée l'e-reporting.
Il existe aussi d'autres opérations menées par un auto-entrepreneur et qui ne sont concernées ni par la facturation électronique ni par l'e-reporting. Parmi les opérations qui échappent à cette obligation, il y a les transactions effectuées dans le cadre d'interventions médicales. Les prestations pédagogiques et les opérations de nature bancaire ou liées aux assurances sont également exemptées de l'obligation d'émission de facture électronique et d'e-reporting.
Quel est le calendrier établi pour la réforme de la facturation électronique ?
D'après le calendrier initial de la réforme de la facturation électronique, les micro-entreprises, les auto-entrepreneurs et les grandes sociétés devaient pouvoir recevoir des factures électroniques à partir du 1er juillet 2024. En ce qui concerne l'obligation d'émettre, le rythme établi prévu était un peu différent et variait surtout selon le type d'entreprise.
Dans ce contexte, l'ancien calendrier précisait que les grandes devaient être en mesure d'émettre des factures électroniques à compter du 1er juillet 2024. Concernant les ETI (entreprises de taille intermédiaire), l'obligation était censée prendre effet à partir du 1er janvier 2025. Les plus petites entreprises comme les PME, TPE, et les auto-entreprises auraient été concernées dès le 1er janvier 2026.
Les facteurs qui ont poussé au changement de cet ancien calendrier sont divers, mais la principale raison est le retard de la mise à disposition du PPF (portail public de facturation). Étant donné que ce portail est la plateforme officielle dédiée à la transmission des factures, son plein fonctionnement est donc crucial pour une bonne mise en œuvre de la transition.
Dans le nouveau calendrier établi, les grandes entreprises ainsi que les ETI ont l'obligation de commencer à émettre des factures électroniques à compter du 1er septembre 2026. Cette date marque également le moment où toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir lesdites factures. Pour les TPE, les PME et les micro-entreprises, l'obligation d'émission de la facture sera appliquée dès le 1er septembre 2027. Ce calendrier reste identique pour la procédure d'e-reporting.
Facturation électronique : objectifs gouvernementaux et avantages pour les auto-entrepreneurs
La facturation électronique est une réforme principalement bénéfique pour l'État. En effet, elle facilite grandement la lutte contre la fraude fiscale, en rendant plus aisément accessibles les données des transactions commerciales. L'administration fiscale peut ainsi mieux surveiller les entreprises et vérifier si elles respectent leurs obligations.
D'un autre côté, cette réforme avantage aussi les auto-entrepreneurs, et les entrepreneurs en général, en simplifiant le processus de classement et d'archivage des factures. La facturation électronique contribue aussi à une grande réduction des démarches administratives liées aux déclarations de TVA, ce qui offre un gain de temps très appréciable.
Comment mettre en place la facturation électronique pour son auto-entreprise ?
Pour réussir l'établissement d'une facture électronique, il est nécessaire de faire le choix du bon logiciel. Il existe plusieurs solutions vers lesquelles se tourner pour se faciliter la tâche, mais Evoliz se hisse actuellement au rang des meilleures options disponibles. En tant que OD (opérateur de dématérialisation), la plateforme est spécialisée dans la gestion des factures dématérialisées. Evoliz propose donc aux auto-entreprises son accompagnement aussi bien pour l'émission des factures que pour leur réception.
Pour créer une facture électronique avec l'opérateur de dématérialisation Evoliz, l'auto-entrepreneur n'aura qu'à se rendre au niveau des paramètres de son logiciel de facture et choisir le modèle adéquat. Le modèle peut encore être personnalisé en fonction du format de la facture électronique à établir. Si une donnée obligatoire est omise lors du processus, la plateforme le signale automatiquement afin que l'information manquante soit renseignée.
